Q17.メリハリをつけたい時はどうすればいい?(2)

A.罫線で区切ります。

メリハリをつけるには、記号の他に罫線を使って、視線を引き込む方法があります。
 結論のメッセージの上下に罫線を引くと、目立たせることができます。

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       明日は、大掃除の日です
 ------------------------------------------------

 メールマガジンでは各記事ごとの区切り、コーナーを表すのに罫線はよく使われます。
 また、簡単な表のように見せるのに罫線を使えます。

  用語     意味
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 ・ヘッダー   冒頭の部分を指す
 ・フッター   署名を指すことが多い

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Q16.メリハリをつけたい時はどうすればいい?(1)

A.項目別に記号をつけます。

 eメールの読みやすさには、文章の読みやすさの他に「見やすさ」の要素があります。「見やすさ」から入っていきましょう。

 eメールを書くときに、ポイントがいくつかあって、それらを並列したいときは、●、○などの記号を使うと、見やすくなりメリハリがつきます。

 □タイトル
 ・本文で最も伝えたいエッセンスを書きます。文字数は20文字以内に押さえて、重要なキーワードは左に寄せます。
 □結論
 ・eメールの冒頭20行を目安に本文の結論や要約を書きます。罫線や記号を使って強調すると、よりメッセージ性が高まります。

 記号は、面積が大きく塗りつぶしてあるものが目立ちます。用件に応じて強弱をつける工夫ができます。
 ■●◆★◎□○◇☆・(左側がより目立つ)


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Q15.使えない文字や記号はありますか?

A.半角カタカナ、①、㈱(機種依存文字)は使いません。

 eメールは、パソコン同士のやりとりになりますが、パソコンの種類によって、識別できない文字があります。これらを使うと、意味不明な文字列になって届く場合があります。いわゆる文字化けです。本人は確かに送ったつもりでも、相手は全く読めないという現象が起きるのです。こうした文字化けを起こす可能性のある文字を機種依存文字といいます。

 ですから、eメールでは、機種依存文字は使わないようにします。
 いまでも時々見かける機種依存文字は、3つあります。

 1.アイウエオ(半角カタカナ)
 2.①、②・・・(丸囲い数字)
 3.㈱ (一文字で作ってある括弧と株)
 
 この他にも、ギリシャ数値の「Ⅰ」なども機種依存文字です。全体を知りたい時は、インターネットで検索しましょう。一覧表を簡単に閲覧することができます。

 (たとえば、「機種依存文字について」


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Q14.署名は好きにデザインしていいの?

A.罫線や記号などで個性を出します。

 署名は、まず信頼感を演出する場ですが、それだけでなく、個性を出す場でもあります。eメールの中身は、無機質な文字の羅列になるので、eメールで個性を出す手段は限られていますが、その数少ない場が署名です。

 署名の天地の範囲に使う罫線や記号をはじめとして、署名は、サインに工夫があるように、工夫して個性を出しましょう。

 社内の同僚や先輩、お客様から送られてくるeメールを参考にして、好感を持ったものは取り入れて、自分なりの個性を表現します。

 商品のキャンペーンや新商品情報を添えている人もいます。あまりそれらを羅列すると営業色が強くなって嫌われるので、数個にとどめます。

例)

 *******************************************
 ○ 田中 二郎 (mailto: jtanaka@emill.co.jp)
 ● 株式会社eメールコミュニケーション
 ○ eメール事業部
 ● 〒123-4567 東京都港区新橋0-00-0  
 ○ TEL: 03-1234-567* FAX: 03-1234-567*
 ● URL:http://www.emailcom.co.jp/
 *******************************************




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Q13.署名には何を書くべき?

A.自分への連絡手段を必要なだけ列記します。

 eメールの最後に置く「署名(signature)」に書く要素は、

 名前、メールアドレス、企業・部署名、住所、
 電話・FAX番号、企業WebサイトのURL

 が基本です。

 署名には、お客様があなたに連絡を取るために必要な情報を列記します。特に最初にコンタクトを取る相手の場合には、署名に情報がしっかりあると信頼感が高まります。

 実際、お客様に電話をかけたり郵便物を送付したりする場合は、名刺に戻らずに、eメールの署名を見て行うことも増えてきました。署名は、コミュニケーションの効率を上げるのにも一役買っているのです。

 読みにくい名前の人が、ルビを振るようにひらがな表記を添えたり、社内異動で電話番号が変わったことを署名欄で伝えたりするような気の利いた使い方をしている人もいます。

 eメールの署名は、名刺よりも簡単に更新できるので、お客様に真っ先に、新しい情報を伝えることができるのです。




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Q12.どんな構成にすればいい?

A.件名、宛名、挨拶、結論、本文、署名の6つの要素で組み立てます。

 eメールは、6つの要素で構成します。

1.「件名」
・何の用件なのかを相手に真っ先に知らせます。

2.「宛名」
・誰に送っているのかを明示します。

3.「挨拶」
「はじめまして」「こんにちは」等と挨拶し、名乗ります。

4.「結論」
・次に、結論です。もっとも伝えたいことを書きます。

5.「本文」
・結論の後に、その詳細や補足となる本文を続けます。何を、いつ、どのようにするかを具体化します。

6.「署名」
・書き手の名前や住所などの情報を書きます。eメールで個性を出せる部分です。



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Q11.結論はどこで書けばいい?

A.最初に書きます。

 件名の次に、eメールでよく読まれる個所は、冒頭の20行から30行です。個々人の設定によって幅はありますが、メールソフトの本文を開けたときに、スクロールしないで見ることができる範囲のことです。eメールを効率的に使うには、「結論」は最初に書きます。

 起承転結、とよく言われます。話を起こし進めて、転じて、落ちをつくるという構成です。物語や論文の場合は、「起承転結」は当てはまりますが、eメールの場合は必ずしも向いていません。eメールは、本文の末尾近くがもっとも読まれにくい場所です。起承転結に従えば、そこに結論が来るわけですから、いちばん大事なことをいちばん読まれにくい場所に書くことになってしまいます。

 そこでeメールでは、結・起承転(結)の順番で書きます。
 自然に文章を書くと、起承転結の順番になるものです。ですから、結論から書きにくい場合は、まず、起承転結で書いて、書いた後に、結論の部分に冒頭にコピーして編集すると文章が整えやすくなります。


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Q10.「業務連絡」と件名は硬くしたほうがいい?

A.何の業務連絡か、中身を書きます。

 実は、eメールで真っ先に、かつ、最も読まれる個所は、件名です。読まれることを基準に置けば、eメール全体の3分の1くらいの情報伝達力を持っています。

 その大事な件名に、「業務連絡」とだけ書くのは、もったいないことです。eメールは、面談を実り多いものにするコミュニケーション手段です。その効率性を上げる最初で最大の場所が「件名」です。

 件名には、「○○プロジェクト・ミーティング開催のお知らせ」などのように、用件のエッセンスを書きます。
また、「○○プロジェクト・ミーティングを開きます」と体言止めにせずに会話調にすると、勢いが生まれて、より活動的な感じになります。アポイントを取るときも、「アポイントの件」とはせずに、「4月15日ではいかがでしょうか?」と、一番伝えたいことを書きます。

 eメールやメールマガジンを書いていると、本文には力を入れるのに、つい件名のことは忘れがちになりますが、最初に、かつ最もよく読まれる場所であることを踏まえて、魅力的なフレーズにしましょう。また、携帯ではないので、くれぐれも件名なしで送ることのないようにします。


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Q09.いきなり用件から入っていい?

A.「お世話になります」と、挨拶を入れます。

 eメールは、面談(面会)を実り豊かにするためのコミュニケーション手段です。

 eメールには、「効率性」と「コミュニケーション」の2つの側面があります。
で、効率性を最重視すれば、すべからく用件から入ることもできますが、それでは、コミュニケーションの部分がそがれてしまいます。いくら何でも、用件からいきなり入っては、味気ないですよね。

 そこで、最低限の挨拶からはじめて、コミュニケーションの要素も入れます。
お客様と仕事の連絡をとるときには、「お世話になります。」と、挨拶を入れると、用件に入りやすくなります。日常的な仕事のやりとりではなく、転職の挨拶など、多少改まる時には、「秋も深まってきました。」と時候の挨拶を自分の言葉で書くといいメッセージになります。

 ただ、社内の同僚に、「お世話になります」から始めると、ちょっとよそよそしい距離を感じてしまいます。この場合は、「お疲れ様(さま)です。」とすると、ねぎらいの感じが出てコミュニケーションが円滑になりますね。


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『困ったときに見るeメールの書き方Q&A100』が1位に

 先日、電子書籍で出版した『困ったときに見るeメールの書き方Q&A100』が、おかげさまでebookjapan総合図書の週間売上第1位になりました。嬉しいですね。


 ebookjapan 総合図書
 ◆ 『困ったときに見るeメールの書き方Q&A100』


Emailqa

















 ・パソコン上でことが解決するという点にベネフィットを感じてくれた。
 ・ebookjapanの広告の、「これは便利」というシンプルなコピーが訴求した。

 など、いろいろ仮説を立ててみたりしています。

 でも、いちばんは読者の声なので、本につけた質問券の応答をお待ちしたいと思います。これを読んだ読者の方いたら、ぜひ、質問をください。

 ◇◆◇

 それにしても、まんがで読む『罪と罰』や『人間失格』を押さえてその上位にあるというのは、意外というか新鮮な光景です。これが、たまたまのタイミングに過ぎないにしても、何かを物語っている気がするので、しっかり覚えておこうと思います。

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